Perspectiefnota 2019

Thema Financiën en organisatie

Beleidsdoelen en speerpunten

Beleidsdoelen

De overkoepelende bestuurlijke doelen van de gemeente zijn geformuleerd in het thema Samen met Inwoners. Het betreft de volgende doelen:

  • Samen met inwoners plannen maken.
  • Samen met inwoners, bedrijven en samenwerkingspartners plannen uitvoeren.
  • Continu verbeteren van de dienstverlening.

Om deze doelen te realiseren zetten wij in op vernieuwen en versterken van participatie, samenwerking en dienstverlening. Hiervoor verwijzen wij naar thema Samen met inwoners.

De organisatie heeft als doel om te voldoen aan de (wijzigende) behoeften en verwachtingen van raad, inwoners, bedrijven en samenwerkingspartners. En continu in te spelen op invloeden van buitenaf.
Om de bestuurlijke doelen te realiseren werken wij planmatig aan de ontwikkeling van de organisatie. Planmatig op het uiteindelijke doel, wendbaar in de manier om daar te komen. Het is steeds belangrijker op welke wijze de organisatie invulling geeft aan het bereiken van doelen.

De organisatie werkt vanuit de volgende leidende principes om de doelen in thema 1 te realiseren en klaar te zijn voor de toekomst:

  • We zijn gericht op buiten.
  • We zijn transparant en vragen feedback.
  • We verdienen vertrouwen.
  • We zorgen voor balans tussen wat moet en wat kan.

Speerpunten

1. Organisatieontwikkeling

  • We geven gezamenlijk invulling aan maatschappelijke opgaven. In Heerenveen luisteren we naar onze inwoners en we zijn ervan overtuigd dat de beste ideeën samen tot stand komen.
  • We werken intensief samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties om opgaven en doelen te realiseren.
  • We richten ons werk intern in op basis van de behoefte van buiten.
  • We zetten in op een nieuw samenspel met inwoners, raad en organisatie om de bestuurlijke doelen te realiseren.
  • Ook ontwikkelen we strategie en beleid die helpend zijn bij de maatschappelijke opgaven, bestuurlijke doelen en adequate dienstverlening.
  • We passen ons voortdurend aan om te voldoen aan veranderde behoefte en externe invloeden.
  • In dit kader richten we ons de komende periode ook op een passende huisvesting; aansluitend op organisatiedoelen en -werkwijzen. En passend bij onze ambities op gebied van duurzaamheid en klimaatneutrale eigen gebouwen.
  • We zetten in op het versterken van leiderschap en de ontwikkeling van medewerkers. Hiertoe wordt onder andere een nieuwe HR-visie vastgesteld. Dit draagt bij aan hoe we willen werken in de gemeente Heerenveen.

2. Financiële duurzaamheid

  • We zetten in op financiële duurzaamheid. Met als doel een financieel solide basis voor nu en de toekomst én ruimte voor ambities.

3. Dienstverlening

  • We passen een integrale klantbenadering toe en leveren maatwerk waar nodig en een efficiënte en snelle standaardoplossing waar dat kan. Inwoners en ondernemers hebben de ruimte om zelf met plannen en voorstellen te komen. Daar helpen we bij.
  • We zoeken naar mogelijkheden om regels te versoepelen of te verminderen.
  • Ook willen we continu feedback ophalen om beter te kunnen inspelen op (veranderende) behoeften en verwachtingen. Hiertoe breiden we onze tevredenheidsonderzoeken uit naar alle vormen van dienstverlening.

4. Bedrijfsvoering

  • We zetten in op professionele bedrijfsvoering, kwaliteit en efficiency.
  • We willen dat de basis verder op orde komt.
  • We ontwikkelen kaders waar deze nodig zijn en schrappen waar deze niet (meer) helpend zijn.

5. Digitalisering

  • De speerpunten zijn vastgelegd in onze voorlopige ICT-visie en in het programma Samen Digitaal. Een ICT-visie voor de langere termijn wordt dit jaar gemaakt, onder meer samen met u.
  • Wij richten ons op een moderne digitale dienstverlening aangesloten bij de huidige tijd. Daarnaast richten wij ons op een moderne digitale ondersteuning van de bedrijfsvoering.
  • Wij zetten in op een gezamenlijke doelmatige en doeltreffende digitale informatievoorziening. Ook werken we toe naar een digitaal archief voor een compleet en kwalitatief goed en toegankelijk collectief geheugen.
  • Ook dragen we zorg voor digitale en informatieveiligheid.
  • In kader van bovenstaande speerpunten dragen we zorg dat we voldoen aan de gedachte van wet- en regelgeving met betrekking tot digitalisering.
  • Wij zetten alleen in op digitalisering als dit helpt bij de verbetering van de dienstverlening, vermindering van de kwetsbaarheid van de organisatie en verbetering van de bedrijfsvoering in de vorm van efficiency. Hiertoe hebben wij voor de komende jaren een taakstelling opgenomen. Deze komt terug bij de financiële mutaties.

6. Overhead basis-ICT

  • Deze overhead betreft de kosten die verbonden zijn aan de infrastructuur (netwerken), hard- en software die medewerkers nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Dit is de basis-ICT.
  • Voor deze overhad rekenen bij vanaf de begroting 2020 met een nieuwe methodiek, waarbij we aansluiten bij de ICT benchmark gemeenten.
  • Onze bedoeling is beter te presteren dan gemiddelde in de benchmark en te rekenen met realistische bedragen.
  • In de perspectiefnota 2019 is dit vertaald naar een percentage, te weten 5% van de salariskosten.

Deze overhead dekt geen kosten verbonden aan:

  • Software voor primaire bedrijfsvoering.
  • Mid- en frontoffice processen
  • Kosten verbonden aan ICT personeel

7. Overige ontwikkelingen

De organisatie ontwikkelen wij voortdurend om te voldoen aan uw verwachtingen, veranderende behoeften en andere externe invloeden. De totale organisatie en afzonderlijke afdelingen zijn constant in beweging om toekomstbestendig te blijven en adequaat hun taken te kunnen uitvoeren. Dit kan leiden tot wijzigende behoeften en aanvullende uitzettingen bij de begroting 2020.

8. Ondersteuning

Een bestaande afspraak is om de ondersteunende afdelingen te laten meegroeien met de uitbreiding van taken van de vakafdelingen. Daarom houden we bij de gevraagde extra formatie rekening met een opslagpercentage van 20% voor ondersteuning. Bijvoorbeeld op het gebied van financiën, p&o, communicatie en informatie en ict. Daarnaast hanteren we een opslagpercentage van 5% voor het opvangen van de structurele kosten van de benodigde ICT-voorzieningen.

9. Personeelsuitbreidingen in deze perspectiefnota

De kosten voor de personeelsuitbreidingen zijn in deze nota:

Omschrijving

Bedrag (x € 1.000)

Fte's

2020

2021

2022

2023

Jeugd & Gezin

-577

-577

-577

-577

9,00

Informatiebeveiliging

-53

-53

-53

-53

0,45

Taakstelling digitalisering

75

225

-5,00

Informatievoorziening en archivering 

-400

-500

-375

6,50

Totaal mutaties perspectiefnota 2019

-1.030

-1.130

-930

-405

10,95

De uitbreiding van formatie bij jeugd is noodzakelijk om de taken te kunnen uitvoeren die het team jeugd en gezin heeft. Dit is beschreven in thema 2. De extra kosten informatievoorziening en archivering blijven noodzakelijk zolang de organisatie nog niet het gewenste niveau van digitalisering heeft bereikt. Hier tegenover staan op termijn structureel lagere lasten door efficiencyverbeteringen. Dit is beschreven in de financiële mutaties in dit thema.

ga terug